bios® Asset.

(Studie der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Deloitte)

In den vergangenen Jahren sind für Unternehmen nicht nur die Beschaffung, sondern vor allem die Verwaltung der Bestände und das kontinuierliche Management der eingesetzten Hard- und Software zunehmend komplex, unübersichtlich und aufwändig geworden. Für eine professionelle Bestandsverwaltung fehlen oftmals Zeitressourcen oder auch Know-how: Auch die teilweise noch manuelle Erfassung und Verwaltung des eingesetzten Inventars ist kaum fehlerfrei und lückenlos durchführbar.

All inclusive.

bios® Asset ist eine modulare, kostengünstige IT-Assetmanagement-Lösung, die den Beschaffungsprozess bereits optimal integriert hat. Auf Basis der jeweiligen elektronischen Rechnungsdaten bucht Bechtle vollautomatisch alle georderten Waren und Leistungen direkt in einer zentralen Datenbank als Assets pro Kunde. Das Programm übernimmt neben der Produktbeschreibung auch die Seriennummer und alle wichtigen Bestell- und Rechnungsdaten automatisch. Die Rechnung wird jedem Asset als XML-File zugewiesen und sichtbar gemacht. Jedes Unternehmen kann diese Daten durch individuelle Informationen ergänzen, wie beispielsweise User, Arbeitsplätze und Kostenstellen. Zudem kann der komplette, in der Firma bereits vorhandene IT-Bestand importiert, verwaltet und ausgewertet werden.

Überblick verschaffen.

Das heißt, dass bios® Asset die beim Kunden vorhandenen IT-Bestandsinformationen zugleich in nützliche Assetmanagement-Daten umwandelt. Großer Vorteil: Die Einführung neuer Technologien und deren LifeCycle können zeitsparend geplant, die Effizienz der IT-Ressourcen maximiert und die resultierenden IT-Kosten verursacherbezogen zugeordnet werden. Umfassende Assetmanagement-Funktionen geben damit Auskunft über die gesamte Hardware- und Softwaretechnologie, die im Unternehmen im Einsatz ist. Wichtig sind diese Informationen nicht nur für die IT-Abteilung, sondern auch für Einkauf und Controlling. Komplexe Abläufe wie der Lebenszyklus der Hardware - Einkaufsplanung, Finanzierung, Beschaffung, Verteilung, Bereitstellung, Instandhaltung bis hin zur Entsorgung - können so jederzeit abgebildet und kontinuierlich optimiert werden.

Funktionsumfang bios® Asset Basismodul.

• Reporting (Bestands- und Kostenreports)
• Import von Organisationsdaten (Kostenstellen, Personen, Firmengruppen, Abteilungen)
• Import von Bestandsdaten zur kompletten Abbildung der Infrastruktur (vorhandene Assets und Lizenzen)
• Bestandsverwaltung, Change Management, IMAC-Prozesse
• Eingabe von internen IT-Verrechnungssätzen (Leistungsarten) pro Asset und Arbeitsplatz
• Export der Daten in andere Systeme (z. B. für die Kostenverrechnung)

Zusatzfunktionen für das IT-Controlling.

Die im Basismodul integrierten Funktionen des IT Controlling bieten Ihnen Transparenz über Ihre Kosten und Leistungen sowie folgende wichtige Werkzeuge:
• Abbildung von Leistungsarten
• Umfangreiches Standard-Reporting inkl. Exportfunktionen (CSV, PDF)
• Umfangreiche Filtermöglichkeiten in den Reports
• Kundenindividuelle Erstellung von Reports möglich
• Grafische Darstellung von Reports (Balkendiagramm usw.)

Zusatzmodul Lizenz.

Software Asset Management (SAM) gewinnt zunehmend an Bedeutung! Hierzu beigetragen haben die Bestimmungen wie Sarbanes Oxley (SOX), Basel II sowie die persönliche Haftung von Geschäftsführern bei nicht korrekter Lizenzierungen im Unternehmen.

Durch ein ganzheitliches Lizenzmanagement können neben der Lizenzsicherheit auch erhebliche Kostenpotenziale entdeckt und realisiert werden. Aus diesem Grund ist das Lizenzmanagement in bios® Asset in drei Hauptkomponenten eingeteilt:
• Lizenzvertragsverwaltung
• Softwarekatalog
• Compliance Check

Der Vertragsmanager gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre Lizenzvereinbarungen abzubilden und zu dokumentieren. Hierbei werden die über Bechtle beschafften Lizenzen automatisch als Softwareassets angelegt und den im Zusatzmodul Lizenz angelegten Lizenzverträgen zugewiesen. Hiermit haben Sie online einen Überblick über die pro Vertrag gekauften Lizenzen. Für vorhandene Lizenzen besteht die Möglichkeit des Imports über ein vorgegebenes CSV-File.

Durch den Import definierter Nutzungsdaten aus Ihrem Scantool wird die tatsächliche Nutzung auf den Rechnern ermittelt und in den zentralen Lizenz-Softwarekatalog importiert. Die Scan-Ergebnisse werden nun in dieser zentralen Software-Wissensdatenbank analysiert und bewertet. Das Ergebnis ist eine Zuweisung der Daten zu Softwareprodukten mit Informationen über die Lizenzierung. Nicht bekannte Softwareinformationen werden in einer Delta-Liste ausgewiesen.

Diese noch nicht bekannten „Softwarepakete" werden nun durch Sie oder bei Beauftragung durch Bechtle validiert und bewertet. Danach werden die definierten Nutzungen auf Basis der Scan-Daten den Rechnern (die über bios® Asset angelegt wurden) und den Arbeitsplätzen zu gebucht. Der Lizenzmanager prüft nun ab und ermittelt, bei welchen lizenzierungspflichtigen Installationspaketen auch Lizenzen zu gebucht wurden. Dieser Abgleich erzeugt Unter- bzw. Überdeckungen von Lizenzen. Bei Unterdeckungen können über bios®-Bestellungen die Lizenzpools gefüllt und dadurch die korrekte Lizenzierung sichergestellt werden.

Sie haben somit den Überblick, welche Lizenzen mit welchen Kaufverträgen auf welchen Arbeitsplätzen und Softwarepools in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Durch die Möglichkeit der Zuordnung von Kostenstellen zu den Arbeitsplätzen können die Lizenzkosten verursacherbezogen verteilt werden.

Zusatzmodul Leasing.

Mit dem Zusatzmodul Leasing haben Sie Ihr Leasinggeschäft im Griff! Hierfür stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
• Leasingvertragsverwaltung
• Freigabe und Zuordnung von Rechnungen zu Leasingverträgen
• Bestand pro Leasingvertrag
• Vertragsanalysen, Vertragsende
• Zahlungsplan
• Diverse Kosten- und Bestandsanalysen
• Abholaufträge / End-of-Lease-Prozess

Zusatzmodul Service Desk.

Der Service Desk stellt die zentrale Prozess- und Kommunikationsschnittstelle zwischen Ihren Anwendern und Ihrer IT-Organisation dar. Mit einem komplett integrierten, umfangreichen Ticketsystem steht Ihnen ein ideales Instrument für die Qualitätsmessung zur Verfügung.

Die wichtigsten Funktionen des Service Desk im Überblick:
• Bearbeitung und Verwaltung von Tickets
• Tracking aller Ticket-Aktionen
• Erstellung von Tasks (Aufgaben innerhalb eines Tickets)
• E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eines Tickets